Stocker, diffuser et partager vos documents

 

Elément central d'une démarche prévention, la Gestion Documentaire assure le partage sécurisé et ciblé de l'information au sein de votre Collectivité

 

Rendre la "bonne information actualisée" disponible pour la bonne personne au moment nécessaire ou à chaque sollicitation, tel est l'enjeu du module de Gestion Électronique Documentaire (GED)  compris avec BMS Collectivités.


La GED  permet lors de la démarche d'audit, de contrôle ou de certification d'associer les éléments de preuve (document, photo, vidéo, compte-rendus...) ainsi classés aux références et critères des différents référentiels. Associée à la gestion des risques, la GED centralise l'ensemble des enregistrements de suivi et de maîtrise, offrant à chacun les informations nécessaires

 

Principales fonctionnalités

 

  • Vous avez la possibilité de créer et de classer  tout type de document, photo, vidéo, compte-rendus, CERFA...

  • Les documents de la GED sont accessibles suivant  les droits associés à chacun des employés (fonction, rôle, service, site, entité....).  L’accès est sécurisée en interne comme en externe.

  • Le moteur de recherche intégré permet de trouver facilement les documents. Ces derniers sont indexés pas seulement par le titre mais également par le contenu du document et sa fonction de recherche “plein texte”.

  • La diffusion des documents comme leurs changements de version génèrent une alerte documentaire par mail, en page d'accueil  pouvant, suivant paramétrage, s'accompagner d'un émargement preuve de la prise de connaissance du document par le destinataire.

  • Lors de la création d'un nouveau document de la GED, d'une révision planifiée d'un document existant, le circuit de diffusion permet automatiquement d'en suivre le cycle de validation.

  • L'ensemble des versions est à disposition du gestionnaire via l'historique sans risque de confusion ni de doublon puisque seule la version en cours est diffusée.